Blockchain w elektronicznym obiegu dokumentów
w Miejskim Centrum Obsługi Oświaty w Krakowie
Do głównych zadań Miejskiego Centrum Obsługi Oświaty w Krakowie należy prowadzenie obsługi administracyjnej, finansowo - księgowej oraz organizacyjnej na rzecz krakowskich jednostek oświatowych oraz realizacja innych zadań np. organizowanie przetargów i realizacja remontów oraz inwestycji związanych z oświatą w Gminie Miejskiej Kraków.
Celem zwiększenia wydajności organizacji, wygenerowania oszczędności kosztów oraz przyspieszenia procesów administracyjnych i rozliczeniowych, Klient zaplanował cyfryzację procesów obejmującą ponad 200 samodzielnych jednostek oświaty oraz ponad 800 użytkowników.
Klient zadecydował o zaplanowaniu konfiguracji elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) wraz z implementacją rozwiązania ChainDoc, opartego o technologię blockchain. ChainDoc w sposób niezaprzeczalny gwarantuje niezmienność treści, formy oraz momentu publikacji cyfrowego dokumentu. Bazuje na prywatnej sieci serwerów, w której zapisywane są tylko skróty dokumentów.
Działania wymagały skoordynowania pracy wszystkich jednostek podległych Miejskiemu Centrum oraz uprawnionych urzędników. Ponadto niezbędne było ujednolicenie procedur akceptacji i propagowania dokumentów dla całej organizacji – do tej pory każda jednostka działała wg własnego schematu. Projekt podzielono na kilka etapów. Najpierw system został uruchomiony w szkołach podstawowych i ponadpodstawowych, a następnie w przedszkolach i żłobkach. Kolejny etap działań zrealizowany przez inżynierów Atende objął przeszkolenie pracowników oraz przygotowanie placówek do pracy w nowym systemie.
System początkowo zakładał zapisanie w sieci blockchain do 100 000 dokumentów kosztowych (rachunki, faktury) rocznie. Dodatkowo MCCO do puli dokumentów zapisywanych w procedurze EOD dołącza umowy i inne dokumenty potwierdzające prawidłowość zaciąganego przez jednostkę oświatową zobowiązania. W efekcie do każdej faktury i rachunku dołączany jest skan umowy lub zamówienia (co oznacza ok. 60 000 dodatkowych cyfrowych dokumentów zapisywanych w ChainDoc). Uwierzytelnianie wszystkich dokumentów znajdujących się w sieci zapewnia podpis elektroniczny zaadaptowany w ramach rozwiązania.
Rozwiązanie ChainDoc podnosi bezpieczeństwo całego systemu dzięki audytowaniu i potwierdzaniu wiarygodności skanów dokumentów, na których pracują poszczególne jednostki oraz działy księgowe. Ponadto dokumenty są weryfikowane bez wglądu do ich treści.
Przykładem takiego cyklu potwierdzania wiarygodności dokumentu jest proces akceptacji wydatków. ChainDoc pozwala na audytowanie dokumentu na każdym etapie jego obiegu, dzięki temu jednostki decyzyjne mogą kolejno akceptować w systemie dokument o planowanych wydatkach.
Zaimplementowanie EOD wraz z ChainDoc w MCCO to największy dotychczasowy projekt w samorządowych centrach usług wspólnych. Uruchomienie produkcyjne trwało 30 dni – jest to wyjątkowo krótki okres czasu, biorąc pod uwagę liczbę placówek objętych projektem. Rozwiązanie ChainDoc łatwo integruje się i współdziała z innymi systemami informatycznymi, stąd współpraca z EOD została przygotowana tak szybko.
Redukcja kosztów
- Transportu dokumentów między placówkami
- Druku i ksero dokumentów
Optymalizacja
- Optymalizacja czasu pracy i zwiększenie efektywności pracowników
Ochrona środowiska
- Wykorzystanie EOD przyczynia się do obniżenia emisji CO2 wytwarzanego podczas transportu dokumentów
- Redukcja druku i xero to znaczna oszczędność w zużyciu papieru
Wdrożenie podpisu elektronicznego oraz trwałego nośnika w elektronicznym obiegu dokumentów świetnie sprawdziło się właśnie w MCOO, gdzie występuje masowy ich przepływ. Wzajemna interakcja pomiędzy jednostkami obsługiwanymi a centrum usług wspólnych w realizacji bieżących procesów finansowo-księgowych i płacowo-kadrowych, wymaga zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony przesyłanych informacji, co zapewniają właśnie zaimplementowane technologie.
Nasz doradca czeka na kontakt od Ciebie.